Gap-analyse maakt sterke én zwakke punten zichtbaar
Een Gap-analyse is een hulpmiddel bij het evalueren van de bedrijfsvoering in een bepaalde periode. De analyse laat duidelijk zien welke onderdelen of processen moeten worden verbeterd. Het ‘gat’ dat de analyse laat zien, is de ‘gap’. Het begrip komt oorspronkelijk uit de zakenwereld, maar is nu ook van grote waarde in de certificering van kwaliteits- en procesmanagement volgens de verschillende ISO-normen. Hoe verloopt zo’n Gap-analyse?
Een Gap-analyse is onder te verdelen in drie stappen:
- Het verzamelen van de huidige resultaten door te kijken naar competenties, materialen en prestatieniveaus.
- Het bepalen van de gewenste prestatieniveaus in de toekomst.
- Het vergelijken van de uitkomsten van de stappen 1 en 2. Zo worden de ‘gaps’ of verschillen tussen de twee uitkomsten goed zichtbaar. De aandacht voor verbetering gaat uit naar de punten met de grootste verschillen. Dit zijn de voornaamste verbeterpunten voor de toekomst.
Een Gap-analyse is dus een uitgebreide ontleding van processen in een onderneming. Eenvoudiger gezegd, stelt u zich vier volgende vragen:
- Weten we wat onze klant van ons wil?
Wat verwacht onze klant van ons? Hoe zorgen we ervoor dat we dit te weten komen? - Hoe zijn de processen in onze organisatie op papier georganiseerd?
Hebben we de procedures, processen en afspraken op papier goed vastgelegd? Denk bijvoorbeeld aan: Arbo-zaken, jaarplannen, formulieren, functieomschrijvingen, planningen, protocollen en veiligheidsvoorschriften. - Hoe verlopen onze processen in de praktijk?
Kunnen onze medewerkers de klantvraag afhandelen zoals we dit op papier hebben afgesproken en vastgelegd? Hebben onze medewerkers hiervoor voldoende middelen, accurate kennis, de juiste ruimte en genoeg tijd? - Wat beloven we onze klant?
Via onze middelen, zoals offertes, reclames en de website, krijgt onze klant een idee van onze dienstverlening. Hoe beïnvloeden we deze verwachtingen? Welke toezeggingen doen onze medewerkers aan onze klanten?
Een Gap-analyse maakt veel duidelijk. Het rapport laat zien waar in het managementsysteem de zwakke en sterke punten liggen. Voor uw medewerkers maakt het duidelijk wat er van hen wordt verwacht. Zij moeten de gestelde doelen gaan halen, zij maken het halen van planningen waar. En omdat al uw medewerkers dezelfde doelen en planningen nastreven, wordt het een gemeenschappelijk doel om aan te werken. Met als mooi eindresultaat en een beloning op de inspanningen een officiële certificering.
Conformiso helpt u graag op weg met een Gap-analyse en verdere begeleiding bij het behalen en behouden van een certificaat!
